내가 일하는 방식
제가 평소에 어떻게 업무와 시간을 관리하는지와 선호하는 소통 및 의사결정 방식 그리고 리더로서 중요하게 생각하는 원칙을 정리한 글입니다. 과거 이 글을 함께하는 구성원분들에게 공유하면서 두가지 효과를 얻었습니다.
- 구성원의 리더십 스타일 파악 시간 단축
- 구성원분들의 피드백에 의하면, 홍균님이 어떤 사람인지 알 수 있어서 좋았어요, 업무 스타일을 미리 공유해주시니 일하기 편했습니다 등 구성원분들이 저를 파악하는데 수고로움이 줄어들었습니다. 일을 관리하는 제 입장에서도 업무 간극을 빠르게 줄일 수 있었습니다.
- 리더 자기 감시 기능으로 리더십 향상
- 저는 이 글을 전 구성원에게 공유한 후 한달에 두세번씩 이 글을 다시 꺼내 읽었습니다. 내가 정말 이렇게 일하고 있나? 내가 중요하게 생각한 것들을 스스로는 잘 지키고 있나? 제 리더십 행동을 회고하게 됩니다.
일의 성과는 함께 일하는 동료를 잘 알수록 더 높아진다고 생각합니다.함께 일을 더 잘하기 위한 방법으로 자신의 일하는 방식을 글로 정리하고 동료들과 공유해보세요. 리더 역할을 맡고 계신 분이라면 꼭 작성해보시길 권해드립니다. 😀
(1) 매니지먼트
a. 업무 관리
- 일을 시작할 때는 추진 배경과 목적, 기대 결과를 정의해주세요. 만약 제가 지시하는 업무에 이런 내용이 빠져있거나 전달받지 못했다면 저에게 요청해주세요.
- 일이 추진될 때는 하나의 문서에 진행현황이 기록되고 관리하는 것을 선호합니다. 기록이(귀찮을지언정) 개인에게도 회사에게도 결국 큰 자산이 됩니다. 이 문서는 진행 중인 일의 현황과 전체 개요를 쉽게 파악할 수 있도록 작성하고 관리해주세요.
- 대부분의 일을 위임하고 진행현황을 주간단위로 검토하지만, 일의 경중에 따라 수시로 업무현황을 검토하기도 합니다.
- 이런 경우는 보통 마감일 없이 일이 진행되거나 혹은 계속 변경되고 지연될 때, 이해관계자의 피드백이 늦어지거나 그 피드백을 마냥 기다리고 있을 때 생겨납니다. 문제가 생겼다면 원인을 빠르게 파악하고 해결하는데 집중해주세요. 만약 해결에 어려움이 있다면 저에게 도움을 요청하세요.
- 마이크로 매니지먼트를 받는 것도 싫어하지만 하는 것도 싫어합니다. 혹시라도 제가 너무 깊게, 자주 일에 관여한다면 꼭 알려주세요. 물론 일의 방향과 결과가 제 기대와 엇나가고 있다면 예외입니다. 이런 상황이 보이면 저의 기대와 우려를 전달할 것입니다. 그리고 처음 맡게된 일의 경우에도 깊게 관여해서 일의 핵심과 절차를 파악합니다. 이는 향후 문제가 생겼을 때 적절한 도움을 드리기 위함이니 양해해주세요.
b. 의사 결정
- 사소한 결정은 직관과 경험에 의해 빠르게 결정합니다. 다만 파급력이 큰 의사결정의 경우 객관적인 자료와 여러 의견을 수렴하여 거듭 고민하고 결정합니다. 때로는 결정이 느리다는 피드백을 듣지만 돌이키기에 너무 많은 리소스가 드는 결정은 많이 고민하는 편입니다.
- 또한 데이터와 추세를 이용해 객관적으로 측정된 결과를 가지고 판단하는 것도 좋아합니다. 하지만 데이터에만 의존해서 결정하는 것을 경계합니다. 데이터를 잘못 해석한 것은 아닌지 기준이나 가설 자체를 잘못 정의한 것은 아닌지 살피는 편입니다.
- 그리고 위임한 업무가 제가 부족한 영역이라면 담당자의 선택지와 선택의 이유에 대해 듣고 사안에 대해 깊게 이해하고 더 나은 결정을 하기 위해 노력합니다.
c. 시간 관리
- 저는 오전에 머리가 맑은 상태가 유지되어서, 주의력을 요하고 깊게 고민해야하는 일은 주로 점심시간 전에 할애하는 편입니다. 이때는 방해금지 모드여서 메시지 확인이 늦을 수 있습니다. 양해 부탁드립니다. 그리고 생각 정리를 위해 화이트보드가 필요하거나 다른 환경에서 일하고 싶을 때는 미팅룸이나 카페에서 일하기도 합니다.
- 점심시간 이후로 4시까지는 미팅을 주로 하는 편이고 4~5시 사이에는 30분 정도 티타임을 갖거나 가벼운 산책을 하면서 리프레시를 합니다. 그리고 산책 후 퇴근 전 까지 하루 업무를 정리하고 내일 업무를 계획합니다. 이때 주로 메일을 보내고 내일 있을 회의를 준비합니다.
- 캘린더를 잘 활용합니다. 시간대별로 정해놓은 일에 집중하고 그대로 실천하기위해 노력하는 편입니다. 그리고 미팅 요청과 조율에 시간을 적게 쓰는 것을 선호합니다. 그래서 제 일정은 대부분 공개되어 있습니다. 미팅, 티타임, 1 on 1 모두 열려 있습니다. 초대장을 보내주세요!
2) 커뮤니케이션
a. 1 on 1
- 대면으로 논의해야하거나 서로의 이해도가 상이한 일은 직접 만나 화이트보드에 서로의 생각을 써가며 대화하는 것을 좋아합니다.
- 어떤 주제에 대해 빠르게 해결책을 찾거나 저의 의견이 필요할 때는 주저없이 1 on 1을 요청하세요.
b. 미팅
- 목적과 주제 없이 일단 모여서 시간을 보내는 미팅을 지양합니다. 미팅의 목적은 크게 의사결정, 정보공유, 의견청취 이 3가지 범주에 포함됩니다. 미팅을 주최하실 때는 어떤 목적의, 무엇을 주제로한 미팅인지 참석자에게 미리 알려주세요.
- 그리고 중요한 의사결정이 필요한 미팅이라면 미팅 하루 전에(가벼운 주제라도 최소 2시간 전) 자료를 공유해주세요.
- 성공적인 미팅은 논의/합의 결과에 대해 참석자가 모두 같은 이해도와 공감을 갖는 것입니다. 그러기위해서 간단하게라도 미팅노트는 꼭 작성하고 공유해주세요. 원칙은 주최자가 미팅 당일에 작성하고 참석자가 이틀안에 피드백하는 것입니다.
- 그리고 미팅은 참석자 모두의 시간을 쓴다는 것을 염두해두세요. 미팅 시간이 지나치게 길거나 논의가 활발하지 않다면 논의주제를 나누거나 참석자를 조정하세요.
- 오해마세요. 저 딱딱한 사람 아닙니다. 미팅 외 가벼운 스몰톡, 티타임 좋아합니다! 제가 뜬금없이 티타임 요청해도 놀라지마세요.
c. 이메일, 메시지
- 이메일, 메시지처럼 글로 하는 커뮤니케이션은 단순하고 명료하게 쓰고 답하는 것을 선호합니다.
- 이메일 수신함을 깔끔하게 비우는 것을 좋아합니다. 그래서 가능한 빠르게 읽고, 빠짐없이 회신하는 편입니다.
- 혹시 하루 이상 저의 피드백이 늦어지면 꼭 리마인드 주세요. 제가 병목이 되면 안됩니다.
- 저의 의견, 승인, 의사결정이 필요한 경우에는 이메일 제목에 [요청]이라고 표기해주세요. 그럼 제가 놓칠 확률이 적어집니다.
- 챗 메시지 또한 놓치지 않고 보지만 미팅 참석이 많아 즉답을 못하는 경우가 많습니다. 하지만 대부분 반응을 남기니 늦더라도 양해 부탁드립니다.
- 긴급한 상황, 개인적인 이슈에 대해 퇴근시간 이후와 주말, 시간에 관계없이 챗, 메일, 전화 연락을 받는 것에 거부감이 없습니다. 부담없이 연락하셔도 됩니다.
- 반대로 제가 퇴근시간 이후와 주말에 챗이나 전화 연락을 하는 일은 긴급한 상황이 발생한 경우 외에는 없을 것입니다. 다만 평일 이른 아침 시간이나 저녁, 밤 시간에 메일을 보내거나 회신하는 경우가 있는데, 출근 후 또는 다음날 회신주시면 됩니다. 궁금하거나 중요한 사항인데 깜빡하는 것을 방지하기 위해 보낸 것이니 부담갖지 마세요.
⠀d. 피드백
- 제가 생각하는 피드백의 핵심과 본질은 솔직함과 성장입니다. 서로의 기대에 대한 간극이 멀어질수록 업무 효율과 성과가 낮아지게 되고 동기도 떨어지게 됩니다. 이것의 원인은 서로의 기대에 대해 솔직하지 못해서입니다.
- 솔직하려면 감정은 배제하고 결과만 가지고 피드백해야하는데 쉽지 않습니다. 저 역시 쉽지 않지만 이 방식을 선호합니다. 그것이 결과적으로 서로에게 좋습니다.
- 주기를 가지고 피드백 세션을 갖기도 하지만 그것보다는 제가 무언가를 보고 들었을 때 바로 피드백을 할 것입니다. 또한 제가 기대한 방향과 기대와 다르게 일이 진행될 때는 수시로 피드백을 드릴 것입니다.
- 반대로 제가 여러분의 기대에 반하는 행동이나 발언을 한다면 가감없이 피드백해주세요.
마지막으로 저는 이런 상황에 놀라고 견디지 못하는 편입니다.
- 서로 약속한 규칙을 어길 때 - 잦은 지각은 가장 기본적인 신뢰에 금이 가게 합니다.
- 속한 조직이나 개인의 이득을 위한 발언과 행동을 할 때 - 일은 혼자하는 것이 아닙니다.
- 대안이나 해결책 없이 의견을 제시할 때 - 나른하고 부정적이며 무책임한 사람하고는 일하기 힘듭니다.
- 반말이나 비속어를 사용하거나 상대의 말을 끊을 때 - 무례함을 싫어합니다.
- 주제와 맞지 않는 발언을 하거나 맥락을 이해하려하지 않는 태도를 보일 때 - 우리가 모인 시간은 소중합니다.